DEFINITE LE REGOLE DI GESTIONE DELLA “NUOVA” FATTURA ELETTRONICA
Nel Provvedimento 30.4.2018, completo delle specifiche tecniche contenute nell’Allegato A, l’Agenzia delle Entrate, con riferimento alla struttura ed alle caratteristiche della fattura elettronica, rammenta e precisa che:
• la fattura elettronica è rappresentata da un file in formato xml e deve contenere le informazioni di cui agli artt. 21 e 21-bis, DPR n. 633/72.
La stessa deve contenere anche le informazioni necessarie per la gestione dell’invio della stessa tramite SdI, quali il codice destinatario, di 7 caratteri alfanumerici, che identifica il canale sul quale far transitare la fattura elettronica ovvero l’indirizzo PEC del destinatario che si intende utilizzare per il recapito della fattura elettronica.
Oltre ai predetti dati (obbligatori), è altresì possibile indicare ulteriori dati, a discrezione del Soggetto emittente.
Come specificato dall’Agenzia, la fattura elettronica in formato xml può essere emessa utilizzando i servizi resi disponibili dalla stessa (procedura web, app per dispositivi mobili, software da installare su PC) ovvero tramite software disponibili sul mercato;
• la trasmissione al SdI può riferirsi ad una singola fattura ovvero ad un lotto di fatture;
• il Sistema verifica innanzitutto che il nome del file da trasmettere riporti:
– il “Codice Paese”;
– l’Identificativo univoco del soggetto trasmittente”, rappresentato dal codice fiscale di 11 / 16 caratteri;
– il “Progressivo univoco del file”, rappresentato da una stringa alfanumerica di massimo 5 caratteri.
TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA AL SDI
Affinché il soggetto trasmittente (cedente / prestatore) possa interagire con il SdI, è necessario il suo riconoscimento e la definizione del canale di trasmissione e/o il censimento della modalità di invio delle proprie fatture, scelta tra le seguenti. Il trasmittente può scegliere / attivare uno o più canali di trasmissione.
Posta Elettronica Certificata (PEC)
In caso di utilizzo dalla Posta Elettronica Certificata il file contenente una o più fatture va inviato come allegato del messaggio di PEC.
Con riferimento a tale canale nelle citate specifiche tecniche è precisato che per garantire una gestione efficiente della trasmissione il SdI utilizza più indirizzi PEC tramite i quali ricevere i file.
La prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite PEC, utilizza l’indirizzo PEC del SdI pubblicato sul sito www.fatturapa.gov.it. Con il primo messaggio di risposta il Sistema comunica al trasmittente l’indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi invii.
L’utilizzo di un indirizzo PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del Sistema stesso.
Se il processo di invio e ricezione va a buon fine, al mittente vengano recapitate 2 ricevute:
• una di accettazione da parte del proprio gestore di posta;
• una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario. Questa attesta l’avvenuta trasmissione del file al SdI ma non la correttezza / accettazione dello stesso e quindi la fattura elettronica non può ancora essere considerata emessa.
Dette ricevute, infatti, non riguardano l’eventuale scarto del file da parte del SdI e il recapito / impossibilità di recapito della fattura al soggetto ricevente.
Tali eventi sono comunicati dal SdI attraverso le apposite ricevute emesse.
Servizio SdlCoop
Il “Servizio SdICoop” consiste in un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo https. In tal caso:
• il file contenente una o più fatture va inviato come allegato di un messaggio SOAP;
• la trasmissione prevede la sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio, tramite firma digitale, da parte del soggetto trasmittente nonché la necessità di poter gestire certificati digitali.
L’accordo di servizio definisce le regole di comunicazione tra il soggetto trasmittente e il SdI che rilascia un certificato elettronico di accreditamento.
Il riscontro della ricezione costituito dalla response SOAP attesta la ricezione del file ma non la correttezza e quindi l’emissione della fattura.
L’eventuale scarto del file da parte del SdI, il corretto recapito della fattura al soggetto ricevente ovvero l’impossibilità di recapito sono comunicati dal SdI attraverso le apposite
ricevute emesse dal SdI.
Servizio SdlFtp
Il “Servizio SdIFtp” è rappresentato da un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.
In tal caso, oggetto di trasmissione sono file crittografati, all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti assicurando la qualificazione del canale. La trasmissione prevede la sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio, tramite firma digitale, da parte del soggetto trasmittente nonché la necessità di un server FTP esposto su Internet. Il predetto accordo di servizio definisce le regole di comunicazione tra il trasmittente e il SdI che, effettuati i controlli del caso, riconosce ufficialmente il canale come “canale accreditato”. Tale modalità si adatta a realtà di soggetti intermediari che si configurano come nodi di concentrazione e di smistamento.
Il trasmittente riceve sullo stesso nodo sul quale ha depositato il supporto da trasmettere un file di esito attestante la ricezione del file ma non la correttezza e quindi l’emissione della fattura.
L’eventuale scarto del file da parte del SdI, il corretto recapito della fattura al soggetto ricevente ovvero l’impossibilità di recapito sono comunicati dal SdI attraverso le apposite ricevute emesse dal SdI.
TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA ALL’ACQUIRENTE O COMMITTENTE
Ricevuto dal soggetto emittente (direttamente o tramite un intermediario delegato) il file contenente una o più fatture elettroniche, il SdI trasmette la fattura al destinatario della stessa ossia all’acquirente / committente.
Affinché il ricevente (acquirente / committente) possa interagire con il SdI, è necessario il relativo riconoscimento e la definizione del canale di ricezione e/o il censimento della modalità di ricezione delle proprie fatture d’acquisto, scelta tra una delle seguenti.
Posta Elettronica Certificata (PEC)
Il file inoltrato costituisce l’allegato del messaggio di posta. In allegato al medesimo messaggio di posta il SdI trasmette anche il file di “notifica dei metadati del file fattura”.
Se il processo di invio e ricezione va a buon fine, al Sistema sono recapitate nella propria casella PEC 2 ricevute:
• una di accettazione da parte del proprio gestore di posta;
• una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario; quest’ultima attesta il deposito, nella casella PEC del soggetto ricevente (acquirente / committente), del messaggio e dei relativi allegati e per il SdI:
– ha valore di “messa a disposizione della fattura al destinatario”;
– dà luogo all’invio al trasmittente (cedente / prestatore) della “ricevuta di consegna”.
Servizio SdICoop
Qualora la trasmissione della fattura elettronica sia effettuata tramite tale canale, il SdI trasmette al destinatario (acquirente / committente) il file fattura ed il file di “notifica dei metadati del file fattura” come allegato di un messaggio SOAP.
Analogamente a quanto richiesto per il trasmittente, anche per il ricevente (acquirente / committente) l’utilizzo di tale canale richiede la sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio, tramite firma digitale e la capacità di gestire certificati digitali.
L’accordo di servizio definisce le regole di comunicazione tra il soggetto ricevente e il SdI che rilascia un certificato elettronico di accreditamento del soggetto.
Tale procedura di accreditamento si conclude con la richiesta del codice destinatario o dei codici destinatario (fino ad un massimo di 100).
Servizio SdIFtp
Tale servizio prevede la sottoscrizione mediante firma digitale da parte del soggetto ricevente, di uno specifico accordo di servizio e la dotazione di un server FTP esposto su Internet.
L’accordo di servizio definisce le regole di comunicazione tra il soggetto ricevente e il SdI, comprese quelle relative al flusso delle ricevute.
In seguito alla sottoscrizione dell’accordo di servizio, il Sistema avvia una serie di verifiche di corretta trasmissione / ricezione di supporti FTP cifrati al termine delle quali il canale viene ufficialmente riconosciuto come “canale accreditato”. Tale procedura di accreditamento si conclude con la richiesta del codice destinatario o dei codici destinatario (fino ad un massimo di 100).
Come sopra evidenziato, tale servizio si adatta a realtà di soggetti intermediari che si configurano come nodi di concentrazione e di smistamento.
Area riservata sito web dell’Agenzia delle Entrate
Qualora al SdI non risulti possibile recapitare la fattura elettronica al destinatario (acquirente / committente), il Sistema rende disponibile la stessa all’acquirente / committente nella sua area riservata del sito Internet dell’Agenzia delle Entrate.
Tale evento è comunicato al cedente / prestatore (soggetto trasmittente), attraverso la ricevuta di impossibilità di recapito, unitamente alla data di messa a disposizione del file.
Nel momento in cui l’acquirente / committente, accedendo alla propria area riservata, prende visione della fattura, il Sistema registra tale operazione e modifica lo stato del file che risulta ricevuto dal destinatario.
La data di presa visione della fattura da parte dell’acquirente / committente è resa disponibile al cedente / prestatore nell’area di consultazione delle fatture elettroniche.
Inoltro del file fattura al destinatario da parte del SdI
Il SdI, una volta effettuate le verifiche previste, inoltra al soggetto ricevente (acquirente / committente) la fattura elettronica attraverso il canale indicato dallo stesso e/o in base alla compilazione dei campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario” del file fattura. In particolare se il soggetto ricevente ha registrato la modalità con la quale desidera ricevere le fatture elettroniche, il SdI provvede al recapito secondo le indicazioni fornite.
Qualora il destinatario non abbia utilizzato il servizio di registrazione:
• se nel file fattura il campo “CodiceDestinatario” contiene un valore corrispondente ad un
canale di trasmissione attivo, inoltra il file fattura al canale individuato;
• se nel file fattura il campo “CodiceDestinatario” contiene il valore “0000000” ed è compilato il campo “PECDestinatario”, il Sistema inoltra il file alla casella PEC indicata;
• se nel file fattura il campo “CodiceDestinatario” contiene il valore “0000000” e il campo “PECDestinatario” non è compilato, il Sistema mette a disposizione il file fattura nell’area riservata dell’acquirente / committente nel sito Internet dell’Agenzia delle Entrate.
Tale modalità di compilazione può riguardare:
– le fatture emesse nei confronti di contribuenti minimi / forfetari ovvero di agricoltori esonerati ex art. 34, comma 6, DPR n. 633/72;
– le fatture emesse nei confronti di un consumatore finale. In tal caso è compilato solo il
campo “CodiceFiscale” dell’acquirente / committente e non il campo “IdFiscaleIVA”.
In tali casi il Sistema inoltra la fattura nell’area riservata dell’acquirente / committente ed ilcedente / prestatore è tenuto a darne comunicazione tempestiva al destinatario.
In caso di cliente “privato” consumatore finale il cedente / prestatore deve consegnare una copia informatica / cartecea della fattura elettronica comunicando contestualmente che il SdI ha messo a disposizione la stessa nell’area riservata. Le fatture emesse / ricevute tramite SdI sono disponibili nell’area riservata delle parti fino al 31.12 dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema.
LE RICEVUTE ATTESTANTI L’ESITO DELL’INVIO
Come sopra evidenziato, ciascuno dei canali di trasmissione sopra descritti prevedono dei messaggi di ritorno attestanti l’esito della trasmissione.
In aggiunta a detti messaggi il SdI prevede l’invio di specifiche ricevute in formato xml che attestano lo svolgimento delle principali fasi del processo. In particolare il Sistema, ricevuto il file, assegnato un identificativo proprio ed effettuate le verifiche previste:
• in caso di controlli con esito negativo, invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente. La fattura / fatture contenute nel file scartato si considerano non emesse;
• in caso di esito positivo dei controlli e individuazione di un canale per il recapito:
– trasmette al destinatario (acquirente / committente), unitamente al file fattura sotto forma di file xml, una notifica di metadati del file fattura tramite la quale sono comunicate le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da parte del soggetto ricevente;
– invia al trasmittente una ricevuta di consegna della fattura elettronica;
• in caso di esito positivo dei controlli e impossibilità di:
– individuare un canale di recapito;
– trasmettere il file tramite il canale indicato (per cause tecniche non imputabili al SdI); invia al trasmittente una ricevuta di impossibilità di recapito con la quale comunica di aver
messo a disposizione la fattura nell’area autenticata dei servizi telematici dell’acquirente /
committente sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate.
Si rammenta che in tal caso spetta al trasmittente comunicare tempestivamente all’acquirente / committente la messa a disposizione della fattura nella citata area autenticata.
Nei casi di esito positivo dei controlli ed in presenza di impossibilità di recapito, il Sistema mette a disposizione, sia del trasmittente che del destinatario, un duplicato informatico della fattura elettronica nell’area riservata.
La ricevuta di consegna inviata al soggetto trasmittente in caso di esito positivo del recapito della fattura, contiene anche l’indicazione della data di consegna della fattura individuata sulla base del canale di trasmissione.
LA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Le fatture elettroniche che transitano per il SdI:
• sono archiviate dall’Agenzia delle Entrate per consentirne la consultazione e l’eventuale conservazione elettronica nonché l’attività di controllo da parte della stessa e della GdF. In tale ultimo caso la consultazione dei dati è consentita solo dopo aver preventivamente formalizzato apposita comunicazione al contribuente;
• possono essere conservate elettronicamente, ai sensi del DM 17.6.2014, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, previa adesione all’accordo di servizio disponibile nell’area riservata del sito Internet dell’Agenzia.
L’adesione a tale servizio di conservazione ed il successivo utilizzo del servizio sono consentiti sia direttamente che tramite un intermediario appositamente delegato dal cedente / prestatore o acquirente / committente.
